เราเลือกได้ ว่าจะให้คนอื่นมองเราแบบไหน

หลายคนไม่แคร์และเกิดคำถามว่า....เป็นตัวเราก็มีความสุขดีทำไมต้องสนใจว่าคนอื่นจะมองเรายังไง? 

อืม...ก็น่าคิด  อย่างนั้นขอถามกลับนะคะ 

แล้วทุกวันนี้ คุณใช้ชีวิตอยู่คนเดียวหรือเปล่า ทำงานคนเดียวไม่ต้องติดต่อใคร ทานข้าวคนเดียว พูดคนเดียวหรือไม่ 

ถ้าในทุกวันเราทุกคนยังต้องใช้ชีวิตร่วมกับคนอื่น การตระหนักเรื่องภาพที่คนอื่นจะมองเราอย่างไร ก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม

คงไม่มีใครอยากถูกมองว่า เป็นคนไม่เก่ง ไม่มีประสบการณ์ หรือเป็นคนไม่น่ารัก ไม่น่าคุยด้วยใช่มั้ยคะ 

และหากตำแหน่งงานที่คุณรับผิดชอบ ต้องมีการติดต่อประสานงาน คงไม่มีใครอยากให้ความร่วมมือกับคนที่เอาแต่สนใจตัวเอง แต่ไม่แคร์ความรู้สึกคนอื่น

ถ้าอย่างนั้นเราจะทำอย่างไรหล่ะ ให้ภาพที่เราตั้งใจสื่อสารออกไป ทำให้คนอื่นรู้สึกดีและเห็นภาพเดียวกันกับเรา +

หลักง่ายๆ เบื้องต้น คือ อยากให้คนอื่นมองเราแบบไหน ก็เรียนรู้และทำตัวให้เป็นแบบนั้น เช่น

• อยากเป็นคนน่ารัก : ก็ต้องยิ้มเยอะๆ พูดขอบคุณให้บ่อย มีใจช่วยเหลือ ตั้งสติเหวี่ยงวีนให้น้อยลง 
• อยากดูเป็นคนเก่งมืออาชีพ : ต้องใฝ่เรียนรู้ ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน แต่งกายให้เหมาะสมเสริมบุคลิก
• อยากเป็นคนน่าเข้าใกล้ : ฝึกมองโลกในแง่ดีบ่อยๆ ตัดความขุ่นข้องมองโลกในแง่ร้ายออกไป ไม่พูดถึงคนอื่นในแง่ลบลับหลัง มีอารมณ์ดีเป็นนิสัย
• มีความสุข เป็นที่รักในทุกวันนะคะ 

ด้วยรักและปรารถนาดี

#ครูแอน

#ที่ปรึกษาภาพลักษณ์ที่ผสานศาสตร์ด้านธุรกิจงานขายและบริการ

จะลดปัญหาการสื่อสารระหว่างแผนกได้อย่างไร?

     การลดปัญหาการสื่อสารระหว่างแผนกต้องแก้ทั้ง “ทักษะของคน” และ “ระบบการทำงาน” เพราะปัญหาไม่ได้เกิดจากพนักงานพูดไม่เก่งเพียงอย่างเดียว แต่อาจเกิดจากเป้าหมายที่ไม่ตรงกัน บทบาทไม่ชัด ข้อมูลกระจัดกระจาย หรือแต่ละแผนกมี KPI ที่ผลักให้แข่งขันกันเอง

องค์กรสามารถปรับปรุงได้ตามแนวทางต่อไปนี้

1. กำหนดเป้าหมายร่วมกัน

แต่ละแผนกอาจมีเป้าหมายเฉพาะของตนเอง แต่ต้องเห็นผลลัพธ์ที่รับผิดชอบร่วมกัน เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า ระยะเวลาส่งมอบ หรือคุณภาพงาน

เมื่อทุกฝ่ายมองเห็นเป้าหมายปลายทางเดียวกัน การสนทนาจะเปลี่ยนจาก “ใครทำผิด” เป็น “เราจะทำให้ผลลัพธ์สำเร็จร่วมกันอย่างไร”

2. ทำบทบาทและผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน

ควรกำหนดว่า

• ใครเป็นเจ้าของงาน

• ใครเป็นผู้ตัดสินใจ

• ใครต้องให้ข้อมูล

• ใครต้องได้รับแจ้ง

• งานจะส่งต่อจากฝ่ายใดไปฝ่ายใด

• หากเกิดปัญหาต้องประสานใคร

เครื่องมืออย่าง RACI หรือแผนผังกระบวนการสามารถช่วยลดงานซ้ำและปัญหาที่ทุกฝ่ายคิดว่าอีกฝ่ายเป็นผู้รับผิดชอบ

3. สร้างมาตรฐานการส่งต่องาน

กำหนดข้อมูล เอกสาร รูปแบบ และเวลาที่ต้องใช้ในการส่งมอบงานระหว่างแผนก เช่น Checklist ก่อนส่งต่อ ระยะเวลาตอบกลับ และวิธีแจ้งเมื่อข้อมูลไม่ครบ

การบอกเพียงว่า “ช่วยส่งให้เร็วที่สุด” หรือ “ทำเหมือนครั้งก่อน” เปิดโอกาสให้แต่ละฝ่ายตีความต่างกัน

4. กำหนดช่องทางการสื่อสาร

องค์กรควรตกลงว่าเรื่องใดใช้แชต อีเมล ระบบงาน หรือการประชุม เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายและลดการสั่งงานซ้ำหลายช่องทาง

ข้อมูลสำคัญควรมีแหล่งอ้างอิงกลางที่ทุกฝ่ายเข้าถึงได้ ไม่ควรเก็บอยู่ในข้อความส่วนตัวของพนักงานเพียงคนเดียว

5. สร้างจังหวะการประสานงานที่เหมาะสม

ทีมที่ทำงานเชื่อมโยงกันอาจมีการประชุมสั้นตามรอบงาน เพื่ออัปเดตความคืบหน้า ความเสี่ยง ผู้รับผิดชอบ และสิ่งที่ต้องการความช่วยเหลือ

การประชุมควรมีเป้าหมายและข้อสรุป ไม่ควรกลายเป็นพื้นที่รายงานข้อมูลที่สามารถอ่านได้จากระบบอยู่แล้ว

6. พัฒนาทักษะการฟังและการตั้งคำถาม

พนักงานควรเรียนรู้การทวนความเข้าใจ ถามเมื่อข้อมูลไม่ครบ และอธิบายผลกระทบของข้อจำกัดจากมุมมองงาน ไม่ใช่ใช้อารมณ์หรือกล่าวโทษอีกฝ่าย

ตัวอย่างคำถามที่ช่วยให้ประสานงานดีขึ้น ได้แก่

• “ผลลัพธ์ที่ต้องส่งต่อให้ฝ่ายถัดไปคืออะไร?”

• “ข้อมูลส่วนใดที่ยังขาด?”

• “หากส่งล่าช้า จะกระทบขั้นตอนใดบ้าง?”

• “ใครต้องเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องนี้?”

• “เราจะป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดซ้ำได้อย่างไร?”

7. แก้ KPI ที่ทำให้แผนกแข่งขันกันเอง

บางองค์กรต้องการให้ฝ่ายขายขายได้เร็ว แต่ฝ่ายปฏิบัติการต้องลดความเสี่ยง หรือฝ่ายบริการต้องรักษาความพึงพอใจของลูกค้า หาก KPI ไม่เชื่อมโยงกัน แต่ละฝ่ายอาจทำเป้าหมายของตนสำเร็จโดยสร้างปัญหาให้อีกฝ่าย

ผู้บริหารควรพิจารณาตัวชี้วัดร่วมสำหรับกระบวนการที่หลายแผนกรับผิดชอบ

8. วัดผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ตัวชี้วัดที่ใช้ติดตามได้ เช่น

• จำนวนงานที่ต้องแก้ไขเพราะข้อมูลไม่ครบ

• ระยะเวลาส่งต่องานระหว่างแผนก

• จำนวนประเด็นที่ต้องยกระดับถึงผู้บริหาร

• ข้อร้องเรียนของลูกค้าที่เกิดจากการประสานงาน

• คะแนนความร่วมมือระหว่างทีม

• จำนวนงานล่าช้าจากผู้รับผิดชอบไม่ชัดเจน

     Image Power Consultant ให้บริการหลักสูตร Team Communication Alignment Under Pressure และหลักสูตรการสื่อสารในองค์กร โดยสามารถนำปัญหาและกระบวนการทำงานจริงมาพัฒนาเป็น Workshop เพื่อให้แต่ละฝ่ายเห็นภาพรวมและสร้างข้อตกลงร่วมกัน

     หากองค์กรกำลังเผชิญปัญหาการทำงานแบบ Silo ส่งต่องานไม่ครบ หรือเกิดความขัดแย้งระหว่างแผนก สามารถติดต่อ Image Power Consultant เพื่อวิเคราะห์โจทย์และออกแบบ In-house Training ให้ตรงกับปัญหาจริงขององค์กรได้